IVYおじさん日記

50代前半でメーカーを退職したIVY大好きオジサンの、次のキャリアに向けた活動なんかを中心にした日々の気づいたことを書いていきます。

初見積り

見積り依頼

先週、お客さんから単発で相談したい案件があると連絡をいただいた。内容をうかがうと新しい処遇制度の立上げを前提に、社員の取扱い案をつくるので、専門的見地からの意見が欲しいとのことであった。

 

お願いされた内容としては、ベーシックなものであり、ボクとしてもそういって連絡をいただけること自体、とてもありがたい。即OKなのであるが、そこは正式なビジネスである。ついては見積書をつくって送ってほしいとのことであった。

 

もう30年近く社会人をやってきて、見積書はたくさんいただいたことはあるものの、自分で作ったことは一度もない。とりあえず承知の旨、返事をし、どのようにつくろうかと考えはじめた。

 

フォーマット

まずは、フォーマットである。せっかくつくるのであれば、カッコよくセンスのいいものを使いたいと思ったが、実務からはなれて久しく取引先からいただく見積り書すら、担当者任せで自分で手にした記憶がないほどだ。

 

ネットで検索しても大量に出てくるだけなので、ここはひとつ検索TOPに出てくる会社の見本を参考にしようと決め、キーボードをたたいてみた。すると見積書のテンプレートと一緒に「クラウド型業務・経営管理システム」のページがヒットした。

 

テンプレートを探しながらページを読み進めていくとフローチャートがあり、見積書を起点とした代金回収までの一連の流れがまとまっていた。なるほど、ビジネスは見積書を起点にして案件管理をすることで、顧客のフォローがしっかりできるのだ!というあたり前のことを、社会人になって30年でようやく理解したのであった。

 

管理番号

このように同時並行で進捗度合いが違う複数案件を管理するには、イマドキ本来であればシステムで管理すべきだろう。前述のクラウド型業務・経営管理システムも運用コストは980円/月であった。

 

しかし、まだ案件もそんなにくるかどうかもわからないし、できれば会計などほかのシステムなどとも連携し、一気通貫で管理できる方がいいだろうということで、もう少し様子を見ることにして、今回はExcelでフォーマットをつくることにした。

 

見積書を起点に案件管理をするのであれば、通し番号があった方がなにかと便利であろうと考え、案件番号体系をつくることにした。ここらへんはコンピューター管理があたり前になった世代にはあまりなじみがないと思うが、汎用機を使っていたわれわれ世代では、ごく普通の発想である。

 

発行年、顧客コード、発行順のSEQコード、修正履歴を表すバージョンNoを体系化して8桁の案件管理番号体系をつくった。こうすれば、案件番号を見ただけで何年のどこの顧客の案件で、修正などがあった場合に最新版かどうかがわかる。イマドキこんなこと必要ないのでは?と思いつつボク自身の心の安定のためにつくっておいた。

 

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管理フロー

管理フローの存在は、ボクに新たな視点を教えてくれた。見積書を起点に案件を管理していくと、見積り発行後、一定の時間が経過して進捗がなければ、顧客へフォローの連絡をすることができる。

 

商談がすすんでいって、内容が変わったときには、発行し直しごとにバージョンコードを変えていけばいい。注文をいただく際には、どの見積書ベースでの発注かを確認することで、商談内容の確認にもつながる。

 

案件コードごとに作業ボリュームと予定納期から繁閑の具合もわかるし、納期予定からキャッシュの入金予定も立てることができる。また、納品書のコードを一緒にすることで、その月に発行すべき請求書の一覧も作ることができるのである。

 

この管理フローを回していくことが、会社全体として業務を見える化することができ、あとでどこがボトルネックになっているのかも簡単に分析することができるのである。仕事が忙しくならないうちに、このフローを管理する仕組みをつくってみたいと思う。