提案書テンプレート

PPTテンプレート

先日ボクに起業をすすめてくれた友人から連絡があった。今後の契約をスムーズにすすめるにあたり、コンサルティングのメニューをカタログ化してスポット契約の場合と月ぎめの顧問契約のような場合の費用検討をしたいとのことであった。

ボクはコンサルティングなど未経験で、サービスのカタログ化などなかなか難易度が高いリスエストではあるものの、いずれはやらなければならないので、チャレンジしてみることにした。

自分なりに考え方をまとめ、なんとかテーブルらしきものはできた。さて、それではさっそくこれを見てもらって打合せをと思ったが、これは商談である。やはり信用を得るためにはきちんと資料の体裁を整えた方がいいのはいうまでもない。

商談に使う資料はパワーポイントで作った方が何かと便利である。以前から訪問先でプロジェクターを使っての説明はデフォルトだったが、最近はビデオ会議の方が多いので、さらにパワーポイントの使い勝手のよさが際立つようになった。

せっかくパワーポイントで提案書をまとめるので、自社用のテンプレートをつくることにした。この方が取引先の担当者がプリントアウトして机の上の資料の山に積んだとしても、ひと目見てうちの会社だとわかってもらえる。

スライドマスター

用意するスライドは全部で５種類。表紙と説明用の提案内容を載せる白紙、それからappendix（付録、参考資料）と資料の終わりを示す仕切りスライド、そして議事メモのフォーマットである。

パワーポイントの機能で便利なのは、ヘッダーやフッターなどすべてのスライドに共通して入れ込みたいテキストボックスやロゴなどの図形、さらにはテキストボックスの標準フォントなどをあらかじめ決めておける「スライドマスター」という機能である。

このスライドマスターだが、使い方を熟知しないとなかなか手ごわい相手である。この機能の基本的な仕組みや操作をしっかりマスターしておかないと、資料づくりの体裁を整えるという本質でない部分に時間がかかってしまい、時間あたりの付加価値創出量が下がりかねない。

今回スライドマスターで設定したのは次の項目だ。まず、表紙には他社の資料との差別化をはかるために左半分の下地にうっすらと加工した建物の写真を入れた。社名をあやかった歴史上の人物にゆかりのある建物である。

あとはヘッダーの左側に社名のローマ字ロゴ、右側に商談年月日、資料タイトル、ページ数を入れた。これは表紙を含むすべてのページに表示されるよう、スライドマスター機能の「スライドマスター」に反映する。

スライドマスター機能は、パワーポイントの「表示」タブから「スライドマスター」を選択すると、画面の左側のサムネイルウインドに表示される。一番上をスライドマスターと呼び、それに点線でぶら下がっているマスターをレイアウトマスターと呼ぶ。

スライドマスターへ反映したヘッダーなどはすべてのレイアウトマスターに反映されるが、個々のレイアウトマスターに反映した内容は、そのレイアウトマスターにしか反映されない。この違いを理解していると効率がずいぶんと違ってくる。

コーポレートカラー

最後にスライドマスターに各ページのタイトルと資料部分を分ける二重線を入れ、フッターの中央にCopyright（コピーライト、©）を入れた。ヘッダー、フッターの文字と二重線は、ページ番号を除いて、コーポレートカラーの藍色にした。

ボクはこれまで２つの会社を経験してきたが、どちらの会社もコーポレートからがブルー系であった。それもあって、身の回りのものはブルー系が多い。

自分の会社はどうしようかと考えていると、カミさんからボクのイメージはブルー系だという。たまたまテレビでやっていた今年の占いでも、ラッキーカラーはブルー系という。それではということで、ブルー系のなかでも日本古来の伝統色である藍色にすることにした。

藍色にもたくさんあるので、きちんと色を定義しようとネットで調べたが、こういう作業は最近本当に楽である。日本の伝統色を紹介しているサイトがあるのだ。このサイトには、色の定義からはじまり、RGBやWebカラーまで載っている。

irocore.com

さらに印刷物をお願いするときのために、DICカラーとの読み替えのサイトも探し出し、DICカラーも決めた。

会社登記や資本金の準備をする前に、提案書のフォーマットやコーポレートカラーを決めてていいのかと思いつつ、無事テンプレートは完成した。さっそくこのテンプレートで提案書をつくることにしよう。