制度と運用
制度設計の限界
コンサル会社をやろうとしている立場でいうのもなんなのだが、人事という仕事には正解はない。それはほかの職種でも同じようなものだと思うが、人事の領域は「人」を対象にするので、とくにその傾向が顕著な気がしている。
制度設計をする際は、まず会社の最上位方針である経営理念から、ありたき人材像や社員に期待する行動などを具体化し、そのような人材像や行動を動機付けするように設計をしていく。設計思想や制度思想と呼ばれるものである。
この思想の段階では、この内容に異議をとなえる社員はほとんどいない。このような抽象度の高いレベルでは、総論賛成ということになるのである。
運用の大切さ
しかし、制度が展開され現場で運用がはじまると事態は一変する。人事制度は年功序列から結果をしっかりと評価に反映する方向に大きく舵が切られてきた。いわゆるメリハリをつけるというやつである。
メリハリに対しても堂々と異論を唱えることはないが、たとえば実際に評価をつけるときになるといい評価をつける部下がいれば、かならず悪い評価をつけなければならない部下も出てくる。しかし、優秀ではないマネージャーはさまざまな言い訳をして悪い評価をつけないのである。
評価の第一の目的は人材育成なので、ここは絶対評価で行わなければならない。一方で処遇への反映部分においては、原資の制約があるので、おのずと相対評価になってくる。そうすると、いくら一生懸命がんばったとしても、周囲の社員にくらべてがんばりが少ない、結果が悪いときは相対的に悪い評価をつけなければならないのである。
このビジネスの厳しい現実から逃げずに部下やマネージャーと闘って、当初の思想や想いを貫けるか？これが運用の大切さ、というものである。
よっぽどおかしな制度でなければ、設計時点の思想をきちんと理解し、運用でそれを具現化できていれば、制度の思想どおりの効果が得られるものである。
経営者が陥りがちな制度信仰
マネージャーよりたちが悪いのは経営層である。同じように自らが厳しいことを部下に言えないとき、決まって「制度が悪いので見直せ」という指示が出る。上司が部下を指導するというあたり前のことを放棄して、制度でそのような部下の行動を是正したり、評価が自動的に下がるようにして、公平性を保とうとするのである。
しかし、制度は万能ではない。制度に限らずルールも同じであるが、会社の仕組みというのは性善説に立って設計するのが基本である。そうするときわめてシンプルな仕組みでみんなが理解し、使いやすいものになる。
一方で性悪説で仕組みをつくると、禁じ手集のようになり、常識では考えられないような行動についても、ルールで縛るため、膨大な誰も読まない規定やマニュアルだけが残ることになる。
社員が期待した結果や行動をとらないからと言って、すぐに制度なんとかしようとする前に、部下ときちんとコミュニケーションをとっているか？それさえすれば、解決するのでは？と自らの胸に手を当てて考えるべきである。
経営者は「制度を見直せ」のひとことで済むが、そのひとことで何人の工数といくらの費用が掛かるのか、少し考えてみるべきであろう。もっとほかにやるべきことはたくさんあるはずである。
担当者の矜持
「人事の仕事に答えはない。だから仕事に対する想いが大切なのだ」若いときに先輩からよく言われた言葉であった。ルールにはどこにも書いていないが、制度の思想から外れるような結果を持って帰ると必ずそう言われやり直しをさせられた。
どんな仕事でも同じだと思うが、社内の他部門や先輩、上司、職責は上位であろうともきちんと伝えるべきことは、意見具申をすべきであろう。それが担当者の矜持であり、その人が担当する価値だと思うのである。
ホームページ
目的の設定
これからはじめる人事コンサルの会社は、顧客ターゲットを外資系、それもグローバル展開している、ある程度の企業の日本法人で、機能などをしぼっている関係で日本での企業規模自体は大きくないところに置いている。
これは、人事部長をフリーランスで請負うことをメインに考えているので、人事機能の重要性は認識しつつも、規模的に人事責任者（部長クラス）を雇うほどではない会社にニーズがあるのでは？と考えているからである。
そういう戦略なので、クライアントは基本的に口コミや紹介で接点が持てればいいと考えている。なので当初ホームページはなくてもいいかと考えていた。しかしこのご時世、企業のHPというものは、ないと社会から信用してもらえないくらいあたり前のものになっており、銀行口座をつくるにも必要だと書いている参考書もあるくらいだ。
せっかくHPをつくるのであれば、といういことで今回プロにお願いすることにした。そしてHPの目的を明確にして、効果的なツールにしようと検討をスタートした。
前述のマーケ戦略をベースに、HPの目的を「取引先や新規顧客に対する、社会的信用の醸成」と置いた。いくら口コミで紹介されても、HPもないような会社では信用されないという可能性は高い。
また、顧客企業に対する継続的な情報発信ツールとしても活用していきたいと考えた。メルマガではいそがしい顧客に対しては、埋もれてしまったり、後回しにして忘れられたりして効果が薄い。そこでブログやSNSなどと組み合わせて情報発信ツールとして使い、顧客企業への有益な情報提供もできればと考えた。
SNSの活用
HPの具体的な構成の打合せに入ってみると、やはり目的に対する構築コストとの関係で機能をしぼったり、外部システムとの連携でやった方がいいなどという結論になるものも出てくる。
当初構想ではHP内にブログ機能を持ちたかったが、コストの関係でブログは外部の商用ブログを活用することとし、そこにSNSを挟み込むことによって、口コミのデジタル化をしていくことにした。
SNSも媒体によってユーザー層や特徴が分かれていて、それを理解して使っていくことが重要だ。わが国でメジャーなSNSはご存じのようにTwitter、Instagram、Facebook、そしてLINEの４つである。簡単にこれらの特徴を比較してみた。
20代が圧倒的に多い。リツイート機能で拡散性が高く、不特定多数への情報発信に向く。裏返しで炎上可能性も高い。B To C 向き
20～40代女性が多い。写真、動画メインなので視覚的イメージに強い。流行やファッションといった B To C に強い
40代がメイン、ビジネスパーソンの利用も多く、 B To C でも活用しやすい媒体。実名登録で多くのユーザーが共有範囲を友人としており、比較的炎上しにくいとされている
■LINE
ユーザー数がダントツで、全世代に広がっている。メールアプリなので一対一のコミュニケーションに向く。
こうして整理してみると、人事コンサルを必要としていたり、コンサル契約に決定権を持っているユーザーにいちばんアクセスしやすいのは、ボクの場合Facebookだということがわかる。
ビジネスアカウント
Facebookのビジネスアカウントの立上げは実に簡単だ。必要なのは、個人のユーザーアカウントのみ。それに紐づく形でFacebookページというものをつくることができる。
これは個人のアカウントに紐づいてはいるものの、実際のページ自体は個人アカウントのページと完全に独立していて、別に運用することができる。
Facebookページを立ち上げること自体は無料だ。手続きもページ立上げに必要な項目20弱を入力するだけなので、材料さえそろっていれば30分もかからず立ちあげることができる。
また、ページの公開もコントロールすることができ、例えば今回のように事前に準備をしておき、開業のタイミングでオープンすることもできる。
このページは公開範囲がフルアクセスで、Facebookにログインしていなくてもアクセスできる。つまり検索エンジンからもアクセスが可能だ。また、投稿のいいねとは別に、ページ自体に「いいね」ボタンがあり、これを押してもらうことで、押したユーザーの友だちのタイムラインにも表示されることがあるのである。
このページとブログをリンクしておき、ブログの更新時にリンクがアップされるようにしておけば、フォロアーのいいねによってブログが自動的に口コミされるという仕組みである。また、FacebookページからHPにも当然リンクが貼られているので、興味のある人はHPも見てくれる。
この仕組みを有効に機能させるには、やはりブログで発信する情報の有用性と鮮度、タイミング、そして更新頻度とターゲット層にどの程度フィットしているかというところになるであろう。
これからはつねにネタの仕込みをしていく必要が出てきそうである。
初見積り
見積り依頼
先週、お客さんから単発で相談したい案件があると連絡をいただいた。内容をうかがうと新しい処遇制度の立上げを前提に、社員の取扱い案をつくるので、専門的見地からの意見が欲しいとのことであった。
お願いされた内容としては、ベーシックなものであり、ボクとしてもそういって連絡をいただけること自体、とてもありがたい。即OKなのであるが、そこは正式なビジネスである。ついては見積書をつくって送ってほしいとのことであった。
もう30年近く社会人をやってきて、見積書はたくさんいただいたことはあるものの、自分で作ったことは一度もない。とりあえず承知の旨、返事をし、どのようにつくろうかと考えはじめた。
フォーマット
まずは、フォーマットである。せっかくつくるのであれば、カッコよくセンスのいいものを使いたいと思ったが、実務からはなれて久しく取引先からいただく見積り書すら、担当者任せで自分で手にした記憶がないほどだ。
ネットで検索しても大量に出てくるだけなので、ここはひとつ検索TOPに出てくる会社の見本を参考にしようと決め、キーボードをたたいてみた。すると見積書のテンプレートと一緒に「クラウド型業務・経営管理システム」のページがヒットした。
テンプレートを探しながらページを読み進めていくとフローチャートがあり、見積書を起点とした代金回収までの一連の流れがまとまっていた。なるほど、ビジネスは見積書を起点にして案件管理をすることで、顧客のフォローがしっかりできるのだ！というあたり前のことを、社会人になって30年でようやく理解したのであった。
管理番号
このように同時並行で進捗度合いが違う複数案件を管理するには、イマドキ本来であればシステムで管理すべきだろう。前述のクラウド型業務・経営管理システムも運用コストは980円/月であった。
しかし、まだ案件もそんなにくるかどうかもわからないし、できれば会計などほかのシステムなどとも連携し、一気通貫で管理できる方がいいだろうということで、もう少し様子を見ることにして、今回はExcelでフォーマットをつくることにした。
見積書を起点に案件管理をするのであれば、通し番号があった方がなにかと便利であろうと考え、案件番号体系をつくることにした。ここらへんはコンピューター管理があたり前になった世代にはあまりなじみがないと思うが、汎用機を使っていたわれわれ世代では、ごく普通の発想である。
発行年、顧客コード、発行順のSEQコード、修正履歴を表すバージョンNoを体系化して８桁の案件管理番号体系をつくった。こうすれば、案件番号を見ただけで何年のどこの顧客の案件で、修正などがあった場合に最新版かどうかがわかる。イマドキこんなこと必要ないのでは？と思いつつボク自身の心の安定のためにつくっておいた。
管理フロー
管理フローの存在は、ボクに新たな視点を教えてくれた。見積書を起点に案件を管理していくと、見積り発行後、一定の時間が経過して進捗がなければ、顧客へフォローの連絡をすることができる。
商談がすすんでいって、内容が変わったときには、発行し直しごとにバージョンコードを変えていけばいい。注文をいただく際には、どの見積書ベースでの発注かを確認することで、商談内容の確認にもつながる。
案件コードごとに作業ボリュームと予定納期から繁閑の具合もわかるし、納期予定からキャッシュの入金予定も立てることができる。また、納品書のコードを一緒にすることで、その月に発行すべき請求書の一覧も作ることができるのである。
この管理フローを回していくことが、会社全体として業務を見える化することができ、あとでどこがボトルネックになっているのかも簡単に分析することができるのである。仕事が忙しくならないうちに、このフローを管理する仕組みをつくってみたいと思う。
迷車グラフティ６
スズキGSX750E
高校で免許をとってクルマを乗り回し始め、浪人時代に二台目のヨンフォアに乗っていた時期以外、すっかりバイクからは遠ざかっていた。
大学も４年生になり就職も決まり、「残りの学生時代にやっておくことは？」と思い立って大型二輪の限定解除へ通い始めた。小柄なボクにとって750の取り回しは結構しんどく、ブランクのせいもありなかなか思うように走らせることができなかった。結局、試験場へ８回通ってようやく免許を手に入れた。
（ちなみにこの時の試験場通いに味をしめてその後、バスにも乗りたくなり大型二種免許も取得！）
当初、クルマにどっぷり浸かっていて今さらバイクに乗るつもりもなく、免許だけと思っていたのだが、やはり免許をとると乗りたくなるのが人情というもの。
ちょうど先輩が違うバイクを買うため、譲ってくれるというので10万円くらいで手に入れた。
実写の写真がないのが残念だが、ライトカバー取って丸目にし、コンチハンにバックステップ、リアのスイングアームをカタナ用の角スイングアームに変え、ヨシムラのメホン集合マフラーにリアフェンダーカットして、ストリートレーサー仕様にすでに出来上がっており、お買い得感ありの一台だった。
ただ、如何せん車体がでかく、足つきもよくないので、信号待ちがひどく、片足つま先で何とか支えている状態。轍がひどい幹線道路なんかで立ちゴケしそうになったこともしばしば。
結局、会社に入って川崎の工場に配属されるときに手放した。短命の一台だった。
【諸元】SUZUKI GSX750E
最高出力：69ps/8500rpm
最大トルク：6.2kg-m/7000rpm
車重：229kg
発売時期：1980年～1983年
価格：520千円
定款認証完了
公証役場
昨日は午後から公証役場に定款の認証に行ってきた。コロナ禍でもありテレビ会議方式でと考えたが、公証役場から書類を郵送したり手間と時間がかかるので、対面での認証を検討するようアドバイスされたので、行くことにしたのだ。
となりの区にある公証役場は、駅前の官庁街にある貸しビルの一室にあった。アポの時間の５分前にたずねると、公証人らしき白髪の紳士とアシスタントの女性、それから話の内容から外国文認証を受けに来たらしき人の３人がいた。
奥のテーブルに案内され書類を準備していると、印鑑証明書と免許証を出すようにいわれ、渡して待つこと数分。公証人が書類一式を持ってテーブルに着いた。
開口一番「今回の会社設立は、登記までご自身でなさるのですか？」。はいと返事をすると、「すごいですね。定款を出してくるとたいがいはなにか修正があるのですが、修正なしは珍しいですよ」とお褒めのお言葉をいただいた。
自分としては定款という重要文書なので、参考書に習いつつ、不明な点はネットその他を調べながら作っただけであった。ただ、チェックだけは念入りにして一人での読み合わせをやって修正したあと、最後の仕上げでWordの読上げ機能で、読合せをしたくらいである。
定款認証
そんな雑談をしながら差出されたのは、公証人の認証を受けた電子定款データの入ったCD-Rと、定款の謄本である同一の情報の提供２通、それから「申告受理及び認証証明書」という書面であった。
CD-Rと同一の情報の提供は、参考書で調べたとおりであったが、「申告書受理及び認証証明書」については、交付されるという話は参考書のほか、ネットなどにも書いていなかったので少々驚いた。
申告書受理及び認証証明書は表書きに、
『本公証人は、株式会社〇〇〇の定款（電磁的記録）を認証するに当たり、嘱託人から、実質的支配者となるべき者として別紙「申告書」（写し。申告書とともに提出された資料の写しを含む。）記載のとおりの申告を受け、審査の結果、公証人法第６２条の６第４項において準用する同法第２６条の嘱託拒否事由が認められないと判断して、別紙「電磁的記録の認証」記載のとおり認証したことを証明する。』
とあり、事前に提出した「実質的支配者となるべき者の申告書」、提出した印鑑証明書、免許証の写し、そして「電磁的記録の認証」という書面が綴じられてあった。
公証人の説明では、この文書で立ちあげる会社のトップとなるボク自身が、反社会的勢力の構成員ではないことを、公証人が調査して証明するもので、銀行口座などをつくるときに要求されるので、提出するようにとのことであった。
これら書類の説明を受け、最後に認証手数料と同一の情報の提供の発行手数料など５万２千円弱を支払い、領収書をいただいて終了した。時間にすると約５分程度であった。
ここぞとばかりに新品の白いBDシャツにブレザーを着込んで、気合いを入れていったのだが、あっという間のできごとに少々拍子抜けの感じもあった。まあ、段取りがしっかりできていたということで、喜ぶべきことであろう。これで第一関門通過である。
資本金準備
払込があったことを証する書面
定款の認証が終わると、登記申請に向けてさまざまな書類をつくっていくことは昨日のBlogで書いた。その中には書類を作成するだけでなく、実際に行為を行わなければならないことがある。資本金の準備である。
資本金自体は、いろいろな調達方法によって人それぞれ準備をする。しかし、登記をする場合には、その資本金が発起人代表の銀行口座に入金された事実を示し、それを設立時の代表取締役が書面で証明することを求められる。
「払込があったことを証する書面」という文書を作成し、それに発起人代表の銀行口座の通帳の表紙、裏表紙、入金や振込みが記載されているページを添付することが必要だ。
もともと残高があるだけではだめで、入金もしくは振込の欄に資本金の額が記載されていることが必要だ。ここらへんはやはりお役所、形式主義である。
最近はネット銀行や通帳レスの銀行も多いが、そこには対応してきている。通帳の写しでなくとも、ネット上の取引明細を印刷したものでOKということだ。その場合、金融機関の名称（口座が開設された支店名まで）、出資金の払込みの履歴（日付と金額）、口座の名義人の記載が必要だ。複数ページにわたる場合でもそれぞれ印刷して添付すれば大丈夫ということである。
振込手数料
自分名義の銀行口座はいくつか持っている。しかし、入金もしくは振込の取引が明細に記載されなければならないとすると、やはり自分名義の口座間で振込をすることになる。まさか数百万円もの金額を現金で引出して別の銀行に入金するなど、リスクを考えると現実的ではない。
同じ銀行の本支店間振替ができる口座を持っていれば、手数料はかからないが、それは持っていない。なので持っている銀行口座の振込手数料を調べてみた。
三菱UFJ銀行 330円
ゆうちょ銀行 440円
東北労働金庫 550円
（いずれもインターネットバンキングで５万円以上の場合）
こんなにばらつきがあるのだと、あらためてびっくりである。ちなみにボクのメインバンクは昨年住信SBIネット銀行に変えた。ランクが４つあって、条件によってATMからの現金引出し、振込手数料が無料になる回数が変わる。
ボクは、預金の月末残高300万円以上という条件を満たすようにしていて、それでランク３（上から２番目）のATM現金引出し、振込みとも月７回まで無料である。全部使いきるかどうかは別としても、業界トップといわれるあおぞら銀行で年間0.2%である。それに比べるとこの手数料は非常に魅力的だ。
このようにボクの場合はメインバンクから他行への振込手数料はなので無料なので、資本金を振込んだ銀行から、その後開設する会社名義の銀行口座への手数料のみを考えればよく、そうすると上記３行から三菱UFJ銀行に決めようとしていた。
自由競争
昨日なにげなく住信SBIネット銀行のページを見ていたら、振込手数料の欄に「三井住友信託銀行」は同行あてと同じく無料とあった。ボクは三井住友信託銀行にも口座を持っていたので、調べてみると同じように、住信SBIネット銀行への振込みも手数料無料とある。
これで資本金の証明に使う振込手数料というコストを０にすることができたるのだ。会社名義の口座への振込みは、住信SBIネット銀行に再度振込んで、手数料無料で会社名義口座へ振込めばいい。たかだか数百円の話だが、振込手数料といわれるとどうしてもムダな感じがしてしまうのだ。
住信SBIネット銀行はさらに進化している。最近メールが入りタイトルに「振込手数料無料プログラム条件変更」などと書いてあった。どうせ回数を減らす内容だとガッカリしながら見てみると、なんと逆に無料回数を引上げるというのだ。
ちなみにボクのランク３の場合、ATM、振込とも無料回数を月７回から月10回に引上げるというのだ。ボクが住信SBIネット銀行にメインバンクを変えたきっかけが新生銀行の無料回数引下げがきっかけだったので、まったく逆の動きである。こういうのを企業努力というのではないか。
まあ、数多い店舗や行員を抱え、さまざまなところに自社専用のATMを置いているコストがバカにならないのは理解できる。しかし、その仕組みはいったい何年前のビジネスモデル？と訊きたくなる。
護送船団方式といわれた規制撤廃をして20年、ようやく本格的な自由競争時代に入ってきたのだと感じる。だたそれにはスマホなどの端末機器や大容量のネット回線といった技術革新が前提条件となっていることも事実だと思う。
これからの5G時代に向けて、ボク自身も時代の変化の波に対して敏感に合わせていかなければならないとあらためて感じさせられたのであった。
登記申請書類
オンライン申請
電子定款認証の予約が済んだので、ここは忘れないうちにイッキに登記申請に必要な書類まで、いまのうちに準備しておくことにした。
ボクが使ってきた参考書は、法人登記のオンライン申請には対応していない。一方でこのBlogでも書いてきたように、コロナ禍で菅さんの行政のデジタル化推進の流れもあり、法務省でも一人会社の設立登記はオンライン申請を勧めている。
ここはデジタル化への対応の意味も込めて、オンライン申請で行くことにし、参考書と法務省のHPを見くらべながら、手続きの準備をすすめた。
添付書類
参考書と法務省のHPをくらべてみると、添付書類に若干の違いがある。法人登記の手続き自体、会社の形態からはじまり、機関設計や関係者の人数や関わり方でさまざまな書類が必要になってくる。同じパターンでも定款の書き方ひとつでも変わってくるのである。ここらへんは素人にはわかりずらいところである。
双方を見くらべながら、どちらのパターンでも行けると判断し、であれば法務省のおススメパターンで行くことにした。その方が、先方としても理解がしやすいだろうという判断である。
発起人と取締役が同一人物で１人企業の場合、認証済みの定款のほかに添付書類は以下の４つ＋１つだ。
発起人の同意書
設立時取締役選任及び本店所在地決議書
就任承諾書
払込みを証する書面
印鑑登録書（※印鑑を登録する場合）
これらは、後述する印鑑登録書を除いてドリームゲートの会社設立キットで作成した。そうするとWordファイルでダウンロードができる。入力作業や余計なチェックを省けるのでぜひ活用することをおススメしたい。
電子署名
ダウンロードした添付書類は、書面での登記申請を前提に作成されている。したがって、電子申請に用いるためには、一部表現を以下のように変更する必要がある。
（書面申請）
「上記事項を証するため、発起人全員記名捺印する。」
（電子申請）
「上記事項を証するため、発起人全員記名する。」
捺印の代わりに電子署名を行うので、このような文言の修正が必要となってくる。もう間もなく参考書やドリームゲートの会社設立キットも電子申請を前提としたものになってくることだろう。
印鑑登録
昨日、上記法務省の「一人会社の設立登記申請は完全オンライン申請がおすすめです！」ページを念入りに読み込んでいると、以前見たときから更新されている箇所があった。
「令和３年２月１５日から，登記の申請をオンラインで行う場合は，印鑑の提出が任意になりますが…」ということで、会社員の登録が必須ではなくなったのだ。
登記には印鑑が必要なくなり、これまでの実印に代わり「商業登記電子証明書」で正式な法人としての行為の証明がなされるようである。しかし（まだ確認していないが）銀行口座作成などはまだ対応していないだろう。
なので印鑑もいままでどおり登録することにした。当面はさまざまな場面で実印＋印鑑証明書を提出することを要求されるだろう。
法人登記と同時の場合に限って、印鑑登録申請もオンライン申請が可能である。方法は、専用の申請用紙をPDFで法務省のページからダウンロードし、必要事項をPDFに書き込んだうえで、サイズが変わらないように注意しながらプリントアウトし（マニュアルが付いている）実際の実印を捺印して、再度PDFファイルに読み込む作業が必要である。
これで、登記申請自体は法務局に出向くことなく、完全オンライン申請が可能となった。また、登記完了後の口座開設や公官庁へのさまざまな手続きに必要な登記事項証明書や印鑑証明書もオンラインで申請が可能だ。ただし、受取りには郵送か法務局へ出向く必要がある。将来的には住民票のようにコンビニの端末で受取れるようになることを期待したい。
